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情報の流れと、見える化と。

最近は、学会発表の概要提出締め切りやなんかで結構やることがたくさんある。それに加えてカードの不正使用があったり卒業後のあれこれについて考えなきゃいけなかったりと、タスクは積み重なっていくばかりだ。

もう色んな所で書き尽くされた仕事術の類を書くのはあんまり好きじゃないんだけど、自分がこういった日々を過ごす中で、効率性を高めながら日々の仕事をこなしていくためにやっぱりこれって大事だなぁと実感しているポイントがあって、これはある程度一般性が高く皆にとって有効な事なんだろうと思っているので、少し書き留めておく。

主に2点。

1.情報の導線の設計/制御

日々色々な人や媒体に接する中で、我々は大量の情報を自分の中に取り込んでいく。そしてそれを元に何か意思決定をしたり行動したりする。そしてインターネットの発達によって、どのような種類の情報をどれだけ取得するかは、かなりの部分自分自身でコントロールする事が可能になっている。

ここで重要なのは、自分が得たい/得るべき情報を「どの媒体から」「いつ」「どれだけの量」「どのような形式/方法で」得るのかをあらかじめ明確にしておき、それに基づいて情報の導線を設計する事だ。ニュースは朝フィードで取得して通勤時に一括して読む、とか、夜寝る前には一時間本を読む、とか。インプットだけでなく、アウトプットについても同様で、週末にはブログなどでまとまった文を書く、とかを自分ルールとして決めておく。更に重要なのは、こうやって導線を決めることは、「選択したもの以外のものは捨てる」という意思決定であるということを認識する事だ。

こうしていれば、基本的にはただダラダラと”無駄な時間”を過ごす事は無くなる。テレビを見てぼーっとする時間を自分の導線の中に組み込むのは全然いいと思う。ただ、それを「ぼーっとする時間」として決めておくことだ。そして決めていた時間を超えたらテレビをそっと消す。

導線設計とその制御が、どういう基準によって為されるかは個々人の価値観や必要性に左右されるんだけど、それとともに「合目的性」を常に意識しながら考えなければならない。どういう目的があってそれぞれの導線が設計されているか。仕事上のスキル向上でも、リラックスでも、そこに確固たる目的が存在しない行為は”忙しい時に””効率を上げようとする”なら無用。

それぞれ合目的性を満たした情報のI/O(インプット/アウトプット)システムには、もうひとつ、流れのなめらかさも必要だ。全ての情報がスムーズに流れるために、できるかぎり項目間の連接関係を把握し、ボトルネックを取り除く努力をしなければならない。一例としては、自分はカレンダーとToDoリストはiPhone/iPadアプリのPocket Informantで一元化して、ちょっとしたメモとかもそこに全て書き込む事にしてる。ITツール使用の例はまた別の機会にするが。


2.見える化

上記のように明確な導線を持つ事に加えて、もうひとつ大事なことは、アウトプットを「見える化」する事だと思っている。

日々の情報のインプットに対して適切なアウトプットをしていく事によって生活が成り立つのだが、自分がどんなアウトプットをしているかを人は意外と把握できていないものだ。それが定量的に見えていなければ、そこからのフィードバックを次のI/Oとして効率的に流していくことはかなわない。

まずは、徹底的に自分の行動とその帰結を記録する事を勧める。何にどれだけ時間を使っているのか、どれだけの成果が出たのか、どう感じたのか。今までに知らなかった自分の実態を目の前にして、鮮やかな驚きが得られることだろう。これだけで、前述の導線設計/制御の精度が格段に上がる。なおかつ、モチベーションも勝手に上がっていく。見える化は、効果抜群の魔法の道具なのである。

体重を減らしたければ、体重の推移と摂取カロリーを逐一記録しているだけで、かなり痩せられる。レコーディング・ダイエットこそが、唯一継続的に効果の上がるダイエットであるというわけだ。



上記の2点さえきっちりと意識していればおのずと効率は上がってくるし、山のように積み上がっていた作業もどんどんと減っていく事だろう。


さて、自分もそろそろこの積み上がった本の山をなんとかしたいもんだね・・・
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ドラッカーさんも確か自分が何にどれだけの時間をかけているのかを知ることが最初の一歩とかいってましたの。
"水の流れの音と梢のそよぎに寝かしつけられるようにして、ぼくたちは眠りに落ち、そして、世界が若返った夢を見るのだ。"
- J 「ボートの三人男」
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